Kongress Organistation

Für viele Branchen sind Kongresse das absolute Highlight eines Geschäftsjahres. Bei einem Kongress oder einer Tagung treffen sich Personen, die sich mit einem speziellen Themenbereich beschäftigen oder in ihm arbeiten. Kongresse sind im Gegensatz zu Tagungen (oftmals eintägige Seminare) mehrtägige Veranstaltungen mit zahlreichen Teilnehmern. Diese Meetings, Symposien, Incentives, Conventions oder Events – je nach Branche und Größe bezeichnet – geben Personen die Möglichkeit, sich über bestimmte Thematiken auszutauschen und sie aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten. Darüber hinaus geht der Trend hin zu einer Kombination aus Kongress und Team-Erlebnis.

Stimmt die Motivation, stimmt auch das Ergebnis

Damit das Gesamtpaket „gelungener Kongress“ mehr als nur den sachlich nüchternen Touch erfährt, setzen Kongress Organisatoren auf eine kluge Mischung aus ernsthafter Kongress-Atmosphäre und freizeitmäßigen Erlebnissen rund um die Kongress-Veranstaltung. Dazu sind Wohlfühlelemente außerhalb der Veranstaltungs-Location ebenso wichtig wie die zeitgemäße und technisch hochwertige und professionelle Ausstattung des Tagungsortes im Innern. Fantastische und optimale Voraussetzungen für eine abwechslungsreiche Tagungszeit bietet die beliebte Urlaubsregion Allgäu. Das Allgäu ist eine der schönsten Ferienlandschaften Deutschlands und Teilregion Oberschwabens. Sie macht es den Teilnehmern schon bei der Ankunft leicht, den Kopf für anstehende Themen freizubekommen.

Wenn der Kongress zum Erlebnis wird

Die ersehnten Erfolge von Tagungen, Seminaren oder auch Kongressen werfen ihre Schatten deutlicher voraus, wenn sie in einem attraktiven Ambiente und Umfeld stattfinden sollen. Zudem sind sie auch leichter von der Kongress Organisation zu planen. Die breite Anforderungspalette an Leistungen eines Kongress-Managements umfassen:

  • Planung
  • Marketing & Kommunikation
  • Finanzen
  • Teilnehmermanagement
  • IT-Technologien
  • Aussteller & Sponsoring
  • Scientific Services
  • Evaluierung
  • Rahmenprogramme
  • Beratung & Consulting

Und weil kein Kongress wie jeder andere ist, braucht es individuelle Herangehensweisen und Umsetzungsmechanismen, die während der Tagungszeit für ein „Rund-um-sorglos-Gefühl“ sorgen. Das gilt selbstredend nicht nur für die Tagungszeit sondern auch für die Tagungspausen. Sei es an der Bar, in den Restaurants oder in den zusätzlichen Gruppen-Aktivitäten. Eine perfekte Tagungs- und Kongress Organisation sorgt nicht nur für ein funktionierendes Teamwork am Ort, sondern hat auch das perfekte Rund-um-Paket nebst Rahmenprogramm der Konferenz im Auge. Der für das Unternehmen angedachte Team-Spirit seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die eine Seite der Tagungsmedaille, die zielgenaue Umsetzung, die andere Seite. Tagungsteilnehmer erwarten klar definierte und zudem überzeugende Angebote einer Tagungs Organisation. Darunter fallen Eckpunkte wie:

  • Definition der Alleinstellungsmerkmale der Veranstaltung
  • Fachrelevante Cooperation mit Fachverlagen und Gesellschaften
  • Entwicklung des Corporate Identity (CI)
  • (Fach) Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Erstellung digitaler Medien

Fazit:

Die Kongress Organisation ist verantwortlich für die gesamte Kommunikationsarbeit einer erfolgreichen Veranstaltung bei der auch Outdoor Team Building Events den Kongressalltag positiv abrunden. Die Zufriedenheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer soll im sogenannten „Balance of Power“ zur unternehmerischen Zielsetzung stehen. Nur so kann gemeinsamer Erfolg entstehen.

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